Herausforderungen
Der deutsche Gesundheitssektor kämpft mit Personalmangel, fragmentierten Prozessen und einer veralteten digitalen Infrastruktur. Für die OPSEO Group mit über 20 Tochtergesellschaften und 6.000 Mitarbeitern bedeutete dies, dass manuelle Planung und Gehaltsabrechnung zu Ineffizienzen, hohem Verwaltungsaufwand und geringer Mitarbeiterzufriedenheit führten. Diese systemischen Lücken gefährdeten nicht nur die finanzielle Nachhaltigkeit und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, sondern auch die Qualität der Patientenversorgung. Die zentrale Herausforderung bestand darin, von fragmentierten, manuellen Abläufen zu einem skalierbaren, zukunftsfähigen digitalen Modell zu wechseln.
Ansatz
SILREAL begleitete die OPSEO Group als Projektmanagementbüro (PMO) bei der landesweiten Einführung eines digitalen Dienstplanungs- und Gehaltsabrechnungssystems. Durch die Kombination von Prozessanalyse, Stakeholder-Abstimmung und Risikomanagement gewährleistete das Projekt einen reibungslosen Übergang von manuellen Arbeitsabläufen zu einer integrierten, skalierbaren digitalen Plattform.
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Prozessanalyse und -optimierung: Gründliche Überprüfung der bestehenden Planungs- und Gehaltsabrechnungsabläufe in über 20 Tochtergesellschaften. Identifizierung von Ineffizienzen, Redundanzen und Compliance-Risiken. Anschließende Neugestaltung der Prozesse zur Verbesserung von Genauigkeit, Transparenz und Skalierbarkeit.
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Stakeholder-Koordination: Fungierte als zentrale Schnittstelle zwischen der OPSEO-Geschäftsführung, den Tochtergesellschaften und dem externen IT-Softwareanbieter. Sorgte für die Abstimmung von Umfang, Prioritäten und Verantwortlichkeiten auf allen Ebenen der Organisation.
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Rollout- und Implementierungsunterstützung: Beaufsichtigte die schrittweise Einführung einer webbasierten und mobilen Dienstplanungsanwendung mit integrierter Lohn- und Gehaltsabrechnung und Zeiterfassung. Bietet den Tochtergesellschaften praktische Schulungen, Dokumentation und Onboarding-Unterstützung, um die Einführung zu gewährleisten.
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Projekt-Governance und -Reporting: Etablierung von Projektkontrollstrukturen, Überwachung des Projektfortschritts und Bereitstellung von Management-Reporting für den CEO und das Führungsteam. Dies gewährleistete Transparenz, Risikominimierung und fundierte Entscheidungen während der gesamten Projektlaufzeit.
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Risiko- und Vertragsmanagement: Durchführung von Risikobewertungen zur Bewältigung potenzieller System-, Compliance- und Personalprobleme. Unterstützung von OPSEO bei Vertragsverhandlungen mit externen Softwareanbietern zur Gewährleistung der langfristigen Betriebssicherheit.
Ergebnis
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Operative Exzellenz: Automatisierte Personaleinsatzplanung in über 20 Tochtergesellschaften und mit über 6.000 Mitarbeitern. Die Schichtplanung wurde von mehreren Stunden auf wenige Minuten reduziert, wodurch Engpässe vermieden wurden.
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Mitarbeiterförderung: Einführung einer Self-Service-App für Schichttausch, Urlaubsanträge und Zeiterfassung. Verbesserte Transparenz, Mitarbeiterzufriedenheit und Mitarbeiterbindung in allen Tochtergesellschaften.
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Administrative Effizienz: Integration von 58 HR- und Gehaltsabrechnungsfunktionen in ein einziges System. Das Verwaltungspersonal wurde von manueller Verarbeitung befreit, sodass es sich auf Analysen und Änderungsmanagement konzentrieren konnte.
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Finanzielle Vorteile: Geringere Überstundenkosten und weniger Fehlerkorrekturen dank Automatisierung. Die zentralisierte digitale Plattform ermöglichte konzernweit erhebliche Skaleneffekte.
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Datenbasierte Entscheidungen: Echtzeit-Dashboards bieten Einblick in Kapazität, Compliance und Budgetnutzung. Ermöglichten schnellere, faktenbasierte Entscheidungen und flexible Anpassungen im Betrieb.